東協筆記（八）不談高效率，有時的失敗是來自於太快
上禮拜東協筆記（七）在菲律賓慢慢來真的有比較快？分享在菲律賓「慢」這件事情會帶來什麼影響以及需注意的事情避免吃虧，某個角度來說「慢」會讓事情拖延並造成資源的浪費，但並不是所有的「慢」都是壞事帶來很多負面的影響。分享一個這禮拜工作上遇到的故事：
我們和A部門同時被指派整理一份數據報告，期限是一個禮拜。A部門的協作同事V，在彼此沒有事先討論下就先依照自己的意思想到什麼就先做什麼，報告內容和數據邏輯就依照一些沒驗證的邏輯帶入，不到一天就完成了第一版。可是在討論覆核的時候因為邏輯不完整導致整份數據結論和邏輯有衝突，然後因為這份報告沒有事先討論，還導致大家開了一場沒有效益的會議，只因為V想要趕緊完成報告...
在工作上很多時候我們會想要去追求速度快，但是很多人都會將速度快和高效率混淆。因為：
"速度快不是高效率表現，高效率也不一定是速度快"
其實高效率是一種結果的導向，如何「快速」的達到「結果」的「方法」，如果將「快速」、「結果」、「方法」拿來比較，其實「結果」才是最重要，如果做的事情沒有達到結果甚至偏離原本的方向，就等同於一切白費力氣，沒有任何的意義。所以說不管如何都要將「結果」當作優先的考量依據，「方法」是其次、最後才是「快速」。只要先找到方向，再找好方法，最後再用最快的方式去完成結果，才可以建立出一個立場正確同時不會偏離結果的工作流程。
也就因此說，如果一開始只是想著如何快速完成任務，其實有很大的可能性是無法將任務完成，也是因為：
"有時候的失敗是來自於太快"
所以這篇文章就先不談效率，而來來討論該如何避免將事情搞砸，並且正確的完成任務，將事情做對也同時提升成功率，並且也間接達成高效率的第二要點「方法」，最終程也無非是在過程中逐漸提高效率。
一、練習檢視覆盤
目標設定好除了衝刺達成目標，停下來定期檢視也是件重要的事情。FI賽車比賽過程中，選手都會在跑完一定的圈數停下來讓車隊調整再繼續接下來的比賽。檢視和覆盤就像F1選手停下來調整車子一樣：
"定期的檢視和覆盤目標，可以更精準的達成目標"
若平時沒有檢視自己目標的習慣，非常建議可以從現在開始設定一個目標，然後每月、每週定期去檢視目標的完成度以及是否有偏離。檢視覆盤是一件需要練習的事情，剛開始可能會覺得很辛苦或者多此一舉，可是等養習慣後一定可以從中獲得許多的好處，尤其在執行一項長期的任務。
二、不二錯、不瞎忙
在檢視完目標後，一定會發現有些地方美中不足或者可以改進變更好。也因此上一次的行動以及檢視的過程可以當作是一個提醒我們的機制，幫助我們可以在下一階段的過程中避免再次犯下之前犯的過錯。
為了避免不二錯並導致一錯再錯瞎忙的狀況產生，可以嘗試著：
- 寫下檢討日誌
- 寫成簡單的重點提示
寫下檢討日誌非常適合用在團隊，當團隊一起負責一項專案並且必須要有交接的過程，此時檢討日誌就可以當作是一個交接本，告訴接手的人可以注意哪些地方避免犯錯。
如果只有自己執行的專案或者行動，就可以將日誌簡化成幾個重點提示，寫在筆記本或者利用一些APP紀錄，每當行動前可以打開看，並提醒下次別再犯過之前的過錯。
三、讓目標有效達成
當確認好過程沒有偏離並且校準好方向後，就可以嘗試去找尋其他能達到結果但是更快速完成的方法。再提醒大家，找尋更快完成目標的方法必須是要確認自己的目標沒有偏離再去找尋，如果任務一開始就找一個很快但是跟結果完全不符合的方式，等同於沒有任何效益。
如果想要找出更快完成的方法，最基本的方法就是從流程下手，因為一個全新有創意的點子是一件可遇不可求的事情，因此可以從執行的過程中找出幾個可以再精簡的流程。比如可以做出報告的範本、減少信件的交流改成當面溝通、將常用的素材整理出來重複利用等一些小方法，都是可以讓執行的過程中再加快。
結語：
有時後真正的高效率並不在於能有多快完成該做的事情:
"而是能再期限內提高生產的質量才是高效率的表現"
有了這樣的觀念，才不會經常白忙並確保能夠將事情。做對、做好並做完。以上就是本週的文章，若是喜歡這一系列文章的讀者也歡迎在下面留言給作者以及喜歡菲律賓的工作以及想要到菲律賓嚐試挑戰，也歡迎來我們菲博網上來看一下喔，或者是直接到粉絲專頁留言給我們。
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